Newsletter Junio 2010

Reuniones de grupo de seguridad. Una herramienta para la integración de la Prevención

Para qué reunirse

Para muchas personas resulta natural, cotidiano y hasta puede que rutinario reunirse con otros para debatir, acordar, decidir, etc. sobre temas sean profesionales o personales. Resaltar la importancia de las reuniones es fácil; presidentes, congresistas, senadores, ministros, directores, socios, integrantes de un equipo deportivo, copropietarios de viviendas, etc. celebran reuniones periódicas sobre los asuntos competentes de cada grupo. Y en estas reuniones la calidad y cantidad de información que se aporte y comparta entre los asistentes será uno de los aspectos más determinantes para alcanzar el objetivo de la reunión.

Reunirse y conversar tienen un carácter más formal que charlar, que aunque tiene también el significado de conversar, suele asociarse más a hablar mucho sin sustancia o fuera de propósito, según la Real Academia Española. Sin embargo, charlar puede también resultar positivo para ciertos grupos y en ciertos momentos.

Lo qué dice la Ley

En el ámbito laboral la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales, en su artículo 14-2 establece para el empresario la obligación general de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores “en todos los aspectos relacionados con el trabajo”, y para dar cumplimiento a este deber, la misma Ley, en su artículo 18, establece al empresario las siguientes tres obligaciones:

• Informar a los trabajadores, y adoptar cuantas medidas sean necesarias y adecuadas para que puedan recibir y tener conocimiento oportuno de los riesgos de la empresa en su conjunto y los de cada puesto de trabajo, las medidas de prevención y protección así como las medidas a adoptar en caso de emergencia.
• Consultar a los trabajadores sobre todas las cuestiones que afecten a la seguridad y salud en el trabajo.
• Permitir a los trabajadores participar en el marco de todas las cuestiones que afecten a la seguridad y la salud en el trabajo, y de proponer mejoras en los niveles de protección de la seguridad y la salud en la empresa. Los trabajadores pueden dirigir las propuestas tanto al empresario como a los órganos colectivos de representación y participación en la prevención.

Nota: El resultado de la consulta y participación en ningún caso será vinculante, la capacidad de decidir siempre permanecerá en la dirección en el marco de su responsabilidad de garantizar la protección de los trabajadores.

En la misma norma legal se menciona que la información, consulta y participación a los trabajadores podrá efectuarla el empresario a través de los representantes legales de los primeros en la empresa; no obstante, el empresario siempre deberá informar, directa e individualmente, a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos, esta información será previa o al menos simultánea al ingreso en la empresa o por cambio o movilidad funcional.

La norma fija de forma clara los momentos en los que los empresarios están obligados a informar directa e individualmente a cada trabajador, pero la utilización de la representación de los trabajadores, común o especializada, es la opción mencionada en la norma que no excluye la utilización de otras opciones de probada eficacia como es el caso de las reuniones de grupo de seguridad, en adelante reuniones de grupo.

Aunque es cierto que las reuniones de grupo no están mencionadas en la norma legal, resultan obligadas ante al menos las siguientes dos situaciones:

a) La empresa no cuenta con representantes legales de los trabajadores, ya que el empresario sigue con su obligación legal de informar, consultar y dar participación a sus trabajadores.

b) El empresario debe hacer frente a sistemas de evaluación ISO, EMAS, ISRS, SQAS, SGRAT, etc. en los que las reuniones de grupo son parte de los estándares de mercado exigibles.

Beneficios de las reuniones de grupo

Las reuniones de grupo son una excelente herramienta para hacer que la comunicación, la consulta y la participación fluyan en todas las direcciones entre dirección, mandos y empleados. Las reuniones permiten a la dirección:

• Cumplir con las normas legales y los sistemas de evaluación que demanda el mercado.
• Establecer vías eficaces de comunicación entre todos los niveles de dirección, supervisión, delegados de prevención, Comité de Seguridad y Salud, y trabajadores.
• Asegurar que todos reciben el mismo mensaje sobre los aspectos de seguridad y prevención.
• Divulgar y mejorar el conocimiento sobre la normativa legal e interna aplicable.
• Contribuir a crear o consolidar un clima de cooperación a través de la participación e interacción del grupo.
• Favorecer la creación, mejora o consolidación de la cultura corporativa de seguridad.
• Dar a todos la misma atención y participación.
• Obtener información directa de los trabajadores.
• Ayudar a formar una imagen de líder en el conductor –director – de la reunión.

Las reuniones de grupo deben quedar integradas en el sistema preventivo de la empresa, y en consecuencia la dirección debe:

• Asumir que es una nueva responsabilidad.
• Fijar el número anual de reuniones de grupo a celebrar como un objetivo más de seguridad.
• Mantenerlas con todos los empleados – propios y contratados - delegados de prevención y Comité de Seguridad y Salud.
• Planificar su celebración con el fin de asegurar su eficacia.
• No utilizarlas como sustituto de formación y entrenamiento.

La participación de la Dirección es clave

La participación de la dirección en las reuniones de grupo debe ser activa y visible, no limitada a realizar comentarios aislados, improvisados o informales. Su participación, como prueba de su compromiso con la seguridad, no debería ser delegada a ningún subordinado.

Aunque la frecuencia de celebración de las reuniones de grupo dependerá del tamaño y dispersión geográfica de la empresa, la siguiente frecuencia puede ser un referente:

• Supervisores de primera línea (mandos): al menos una reunión cada dos meses.
• Directores de área (dirección): al menos una reunión cada cuatro meses.
• Gerente o Director Local: al menos una reunión al año.
• El personal de operaciones debe asistir al menos a una reunión cada cuatro meses.
• El resto del personal debe asistir al menos a una reunión por semestre.

Cómo deben realizarse las reuniones de seguridad

Las reuniones de grupo deberían programarse siguiendo los siguientes criterios:

• Reuniones ordenadas; todo debe estar listo y comprobado antes de la hora de inicio de la reunión.
• Reuniones cortas; su duración no debería exceder de cuarenta y cinco minutos.
• Reuniones específicas; las reuniones de múltiples temas sólo deberían realizarse cuando estén muy relacionados, individualmente sean de corta duración y puedan tratarse dentro de los cuarenta y cinco minutos.

Las reuniones de grupo deben planificarse de forma que los empleados las acepten como parte de su trabajo y no como una pérdida de tiempo.

La convocatoria de las reuniones de grupo debe ser efectuada por el director del área con tiempo suficiente para que pueda preverse la mayor asistencia posible de empleados. La convocatoria debe indicar los temas a tratar, estos deberían ser variados, no repetitivos y de interés al grupo de asistentes.

El director convocante es quien debería dirigir la reunión de grupo. No obstante, en algunas reuniones ordinarias podría delegar la dirección de la reunión en un mando reservando su presencia para aquellas en las que la agenda incluya puntos sensibles o de mayor trascendencia.

Una comunicación clara, directa, abierta, cercana pero no familiar, y evitando las malas interpretaciones, con la utilización de los medios audiovisuales adecuados, carteles, fotografías, fotocopias de artículos o de informes de incidentes, accidentes, técnicos, etc. aumenta la motivación de los asistentes.

Cada reunión debe quedar recogida en acta, o agenda, que al menos contendrá; la fecha y lugar de celebración, la identificación del director de la reunión, la firma de cada asistente, los temas a tratar, la indicación de la documentación entregada a cada asistente, un breve resumen de las conclusiones e incidencias de producirse, y la fecha de la próxima reunión, si ello fuera posible. El acta debe quedar archivada como prueba de la celebración de la reunión de grupo.

Si durante la reunión se acuerda tomar alguna acción, se debe:

• Identificar al responsable de alcanzarla.
• Establecer la fecha estimada de cierre.
• Las acciones tomadas sólo se deben considerar cerradas cuando el director del área afectada dé su conformidad con el alcance y desarrollo de la acción.

Las acciones acordadas deben alcanzarse en el menor tiempo posible por la persona responsable, aplicando el principio de que la aplicación convierte las ideas en acción y estas en resultados, por lo que cuanto más pronto y con más frecuencia se practique lo acordado, mejor se aprende y se recuerda.

Por último, más importante que la cumplimentación por los participantes del cuestionario de satisfacción, requisito exigido por algunos sistemas de evaluación, es evaluar la eficacia de las reuniones de grupo y de las medidas adoptadas, estas últimas un tiempo prudencial después de haber sido implantadas.

Las charlas de seguridad

En lo referente a la charla de seguridad, indicar que es una buena práctica empresarial dentro del sistema de gestión, útil para que el jefe mantenga un breve y motivador contacto con su equipo de trabajo a fin de revisar temas críticos, dar consignas finales, revisar un procedimiento de trabajo, motivar y concienciar sobre las medidas de seguridad, etc. momentos antes de iniciar el trabajo, emprender una tarea, etc. Su duración debe ser de minutos y no requiere convocatoria, ni sala especial, ni agenda o actas, etc. El equipo puede participar y opinar.